Информация в организации.


Мы управляем информацией, а она потом уже управляет действиями. Как создать систему, при которой информация внутри бизнеса не застревает, а движется предсказуемо?

Для начала, нужно нарисовать информационные потоки, а потом создать в бизнесе информационную систему. 

 

упукпукпукп

Предсказуемое движение информации в бизнесе – это так же важно, как наличие Ценного конечного продукта. Ведь качество, а значит и ценность, обязательно должны быть предсказуемы.

ц56гну5г5го5го5го5

Пример. Ты звонишь в службу доставки пиццы, и тебе привозят ее в течение сорока минут. В следующий раз пиццу везут уже час и привозят не ту, которую ты заказал. Знакомая ситуация? Качество в этой службе непредсказуемо! Это раздражает и отбивает клиентов. Почему так происходит? Я с большой долей уверенности могу сказать, что в этом бизнесе не организована нормальная система движения информации. Она путается, застревает, и в итоге бизнес перестает производить ЦКП. Ведь не назовем же мы холодную пиццу, да еще и не ту, которую мы заказывали, ценным продуктом!

Организация движения информации в бизнесе - это очень важно. При нормальной ситуации и качество будет предсказуемым, и трудностей будет возникать меньше. Хотя я знаю, как сложно бывает внедрить разумную информационную систему в бизнесе. Ведь нам всем кажется, что все быстрее мы передадим на словах.

Но информация обладает следующими свойствами:

  1. искажается,
  2. стремится потеряться,
  3. поступает не тому, кому она нужна,
  4. вспоминается гораздо позже нужного момента,
  5. меняет важность со временем.

В общем, сама по себе информация - штука ненадежная. И если ее не организовать нормально, не будет высокого качества в бизнесе.

Как все это организуется?

Самые простые рекомендации: у каждого сотрудника на столе должно быть три лотка – Входящие, Исходящие, Отложенные. Далее нужно отучить сотрудников передавать сообщения или просьбы устно. Информация должна быть зафиксирована, и передавать ее нужно на листке в лоток «Входящие» тому человеку, которому она предназначена. Это требует некоторых усилий по внедрению, но потом все сильно упрощается!

Во-первых, сокращается время на треп не по делу.

Во-вторых, важные сообщения, поручения, просьбы не теряются!

В-третьих, информация быстрее обрабатывается, проходимость информации существенно возрастает.

В-четвертых, у сотрудников появляется возможность самостоятельно планировать большую часть деятельности и в меньшей степени жить в сплошных оперативных реакциях на внешние возмущения, будь то поручение начальника или просьба коллеги.

50240

Для крупных организаций вообще рекомендуется создавать коммуникационные центры, в которых все входящие лотки объединены в единую систему и находятся в одном месте. Просто каждый работник обязан несколько раз в день проверять свой лоток.

Только лишь упорядочивание информационных потоков в бизнесе моих клиентов давало иногда удивительные результаты. В 2009 году в Сыктывкаре я вел пятидневную программу по приглашению бизнес-инкубатора республики Коми. Был там предприниматель, который занимался тем, что помогал клиентам получать различные кредиты, в том числе и ипотечные. Фирма существовала уже год и даже показывала обороты, но вот прибыли было мало. Он, конечно, мечтал построить серьезную компанию кредитного брокера, но что-то все никак ему не удавалось широко шагнуть. В ходе этих пяти дней он сосредоточился только на информационных потоках. Мы с ним разработали диспетчерскую доску, поставили всем сотрудникам на столы лотки и нарисовали принципиальную схему движения информации в фирме, которую обязаны были знать все сотрудники.

Результат: через месяц он сократил персонал с четырнадцати человек до девяти, что позволило сократить и расходы. Почти в три раза сократилось количество рекламаций (ошибок в работе стало в три раза меньше), увеличилось количество клиентов, т.к. качество стало предсказуемым, и чистая прибыль возросла с 170 000 руб.  до 230 000 руб., и все это благодаря выстраиванию системы движения информации внутри бизнеса. 


zdrehgrhrthКрекнин Сергей

Полезно? Если есть вопросы или суждения пишите на личную почту: 448707@gmail.com.